NALAGAM ZAPRI

Računovodstvo – vse, kar morate vedeti o računovodskem servisu!

Računovodstvo - vse, kar morate vedeti o računovodskem servisu!

Računovodstvo – vse, kar morate vedeti o računovodskem servisu!

Kakovostno opravljena računovodska storitev ima pomemben vpliv na uspešnost naših strank in s tem celotnega gospodarstva. Da se dejavnost opravlja kakovostno, mora izvajalec računovodskih storitev vlagati v izobraževanja, opremo, programe, kadre in nenazadnje tudi v prostore. Vse to terja finančno in časovno investicijo. Zato je toliko težje razumeti dumpinške ponudbe na slovenskem trgu s strani različnih računovodskih servisov. S takšno situacijo se srečujemo, ker lahko računovodski servis odpre oseba brez ustrezne formalne izobrazbe ali ustreznih funkcionalnih izobraževanj, z zelo omejenim znanjem in popolnoma brez izkušenj. Zaradi neznanja, nestrokovno opravljenih računovodskih storitev ali premalo izkušenih računovodij se podjetja, ki sodelujejo s takšnimi izvajalci računovodskih storitev, lahko znajdejo v resnih poslovnih težavah.

V Zbornici računovodskih servisov so pripravili informacije in priporočila za učinkovito zamenjavo izvajalca računovodskih storitev.

Kdaj in kako zamenjati izvajalca računovodskih storitev?

Od naročnikov računovodskih storitev pogosto slišimo, da so nezadovoljni z izvajalcem storitev, kljub temu pa se ne odločijo za njihovo zamenjavo. Nekateri naročniki, zlasti velja to za manjša podjetja, se na svojega računovodjo osebno navežejo, zato je morebitna zamenjava za naročnika lahko precej stresna, včasih celo podobna ločitvi.

Primeri, v katerih je menjava računovodskega servisa najbolj utemeljena oz. nujna:

  1. ob hitri rasti naročnika, ko izvajalec s svojimi kadrovskimi kapacitetami ni več sposoben slediti zahtevam naročnika;
  2. ob s strani naročnika ugotovljenih velikih ali ponavljajočih se napakah izvajalca;
  3. ob reviziji ali davčnem pregledu, kjer se izkaže, da izvajalec svoje naloge ni opravil dovolj skrbno in kvalitetno.

V vsakem primeru svetujemo, da edini razlog menjave računovodskega servisa ni cena storitve, če je izvajalčeva storitev v skladu s pričakovanji naročnika.

RESNICE IN ZMOTE o menjavi računovodskega servisa

  • RES JE, da

– je menjava izvajalca računovodskih storitev lahko zelo stresna;

– lahko izvajalec računovodskih storitev bistveno olajša postopek primopredaje;

– zaradi napačnega pristopa lahko primopredaja traja dlje časa.

  • NI RES, da

– je menjava izvajalca računovodskih storitev zelo komplicirana;

– mora naročnik ob menjavi izvajalca računovodskih storitev za vse poskrbeti sam;

– lahko izvajalca računovodskih storitev zamenjamo le ob koncu poslovnega leta.

  1. KAKO zamenjati računovodski servis?

Ko je nov izvajalec računovodskih storitev izbran, priporočamo, da se z dosedanjim izvajalcem dogovorite o postopku primopredaje. Ob tem priporočamo, da opredelite zaključni mesec (za zaključni mesec šteje zadnji mesec odpovednega roka), presečni dan (za presečni dan šteje zadnji dan zadnjega meseca odpovednega roka) in končne roke primopredaje poslovne dokumentacije.

Za uspešen prenos poslovnih knjig k drugemu izvajalcu računovodskih storitev priporočamo pripravo primopredajnega zapisnika, ki naj vključuje predvsem:

  1. terminski plan, v katerem je določen zaključni mesec,
  2. končne roke predaje dokumentacije,
  3. seznam dokumentacije v primopredajnem postopku.

Če je vaš dosedanji ali novi izvajalec računovodskih storitev član Zbornice računovodskih servisov (to lahko preverite na spletni strani ZRS), ima dostop do postopkov in navodil, s katerimi se postopek primopredaje učinkoviteje izvede.

  1. KDAJ je najprimernejši čas za menjavo računovodskega servisa?

Na prvi pogled se zdi, da je za menjavo najprimernejši čas ob koncu poslovnega leta, vendar pa to ne drži povsem.

Menjava izvajalca računovodskih storitev ni časovno pogojena, v praksi se je izkazalo, da je tako za naročnika kot za izvajalca lahko celo lažje, če se menjava izvede med letom. Ob koncu leta mora namreč naročnik praviloma sodelovati z dvema izvajalcema – z dosedanjim, da zaključi poslovne knjige in pripravi letno poročilo, kot tudi z novim, ki pripravlja tekoče zadeve. Med letom tega »podvajanja« ni.

  1. KOLIKO časa traja prenos poslovnih knjig med izvajalcema?

Menjava računovodstva se med letom lahko opravi v mesecu dni, ob koncu leta pa zaradi hkratnih priprav na letno poročilo lahko traja tudi do par mesecev.

Posebej pa priporočamo, da so pred prenehanjem poslovnega razmerja med naročnikom in izvajalcem vse medsebojne obveznosti poravnane. Pogosto se namreč dogaja, da je prenos poslovnih knjig otežen ali celo onemogočen zato, ker zadeve (plačila ipd.) med pogodbenima partnerjema niso urejene.

  1. PRIPOROČILA za učinkovito primopredajo

Obveznosti naročnika:

– preveriti, ali so vse (medsebojne) obveznosti poravnane;

– spoštovati pogodbena določila v zvezi z odpovedjo pogodbe;

– priskrbeti podatke iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum;

– preklicati pooblastila staremu izvajalcu;

– podpisati pooblastila novemu izvajalcu;

– podpisati pogodbo o opravljanju računovodskih storitev z novim izvajalcem.

Obveznosti dosedanjega izvajalca:

– pripraviti podatke iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum,

– naročniku predati poslovne knjige in obračune, v dogovorjenem roku in v dogovorjeni obliki (papirnato, elektronsko …);

– pripraviti dokumente za preklic pooblastil.

Obveznosti novega izvajalca:

– pripraviti pogodbo o opravljanju računovodskih storitev;

– pripraviti potrebna pooblastila;

– dogovoriti način in roke dostave tekoče dokumentacije;

– določiti skrbnika in predati kontaktne podatke izvajalca;

– preveriti ali je bila predana vsa dokumentacija (poslovne knjige in obračuni) v primopredajnem postopku.

Osnovne storitve računovodskih servisov so:

  • vodenje temeljnih poslovnih knjig (dnevnik in glavna knjiga)
  • vodenje registra osnovnih sredstev
  • obračunavanje plač in drugih izplačil fizičnim osebam
  • obračunavanja davka na dodano vrednost
  • sestavljanje računovodskih izkazov in letnega poročila
  • sestavljanje obračuna davka od dohodkov pravnih oseb/davčnega obračuna akontacije dohodnine od dohodka, doseženega z opravljanjem dejavnosti

Poleg tega lahko računovodski servisi nudijo tudi:

  • poročanja poslovodstvu in lastnikom
  • svetovanja (davčno, finančno, kadrovsko in pravno, lahko tudi v sodelovanju z zunanjimi svetovalci)
  • urejanje dokumentacije za prijavo na razpise

Na trgu nastopajo izvajalci računovodskih storitev brez ustrezne strokovne izobrazbe ali ustreznih funkcionalnih izobraževanj, z zelo omejenim znanjem in/ali popolnoma brez izkušenj, ki bi naročniku zagotavljali kvaliteto in varnost pri poslovanju.

Samo vsak četrti podjetnik zna izkoristiti sodelovanje z računovodskim servisom. Slovenski podjetniki se po mnenju članov Zbornice računovodskih servisov ne zavedajo pomembnosti sodelovanja z računovodjo, ki neposredno vpliva na njihove poslovne izkaze, nenazadnje pa tudi na poslovno uspešnost.

Ena izmed najpogostejših težav, ki je posledica neustreznega sodelovanja med podjetnikom in računovodjo, se pojavi pri pripravi poslovnih izkazov. Ti izkazi so pomembni, saj so javno objavljeni, predstavljajo temeljno podlago za izdelavo davčnega obračuna in hkrati služijo kot osnova za izdelavo bonitetne ocene podjetja. Hitro se zgodi, da neusklajen poslovni dogodek ali zamolčana informacija spremeni pravilnost poslovnih izkazov.

Računovodstvo je za podjetnike velikokrat nujno zlo in nepotreben strošek, pri čemer se ne zavedajo, da skrbno izbran računovodski servis pomeni varnost, saj nudi celovito podporo, jim svetuje ter se prilagaja njihovim poslovnim potrebam. Kakovostni računovodski servisi praviloma obvladujejo poslovna, zakonska ter informacijska tveganja. Slednje je še toliko bolj pomembno v vse bolj digitaliziranem poslovanju, pri čemer kakovostni računovodski servisi skrbijo za varnost in zaupnost strankinih podatkov in dokumentov, ki jih hranijo v svojih informacijskih sistemih.

Sodelovanje omogoča računovodji, da lastnikom oziroma direktorjem pomaga pri usmerjanju podjetja, reševanju poslovnih težav kakor tudi pri razvoju in rasti poslovanja ter pri izvajanju davčne in stroškovne optimizacije.

Ne nazadnje pa leži odgovornost do strokovnega in zakonsko usmerjenega dela tudi na strani računovodskih servisov predvsem z upoštevanjem Računovodskih standardov in Pravil skrbnega računovodenja. V le teh je jasno opredeljeno kaj je računovodsko informiranje, ki je tako zelo pomembno pri skupnem sodelovanju direktorjev oziroma lastnikov in računovodskih servisov za doseganje zastavljenih ciljev rasti podjetja in obvladovanju poslovnih tveganj.

V poglavju 9 Pravil skrbnega računovodenja, ki se uporabljajo pri sestavljanju računovodskih poročil za zunanje in notranje potrebe je zapisano, da je računovodsko informiranje predstavljanje računovodskih podatkov in računovodskih informacij uporabnikom. Kot takšno je končna stopnja knjigovodenja, računovodskega predračunavanja, nadziranja in analiziranja (proučevanja).

Računovodsko informiranje je del celotnega informiranja, potrebnega pri delovanju organizacije. Razlikuje se od finančnega informiranja, ki je zgolj informiranje o procesih in stanjih v zvezi s finančnim področjem nalog v organizaciji; finančno informiranje prevzema in poglablja le tisti del računovodskega informiranja, ki je usmerjen k finančnemu načinu razmišljanja, zato se širi tudi na druga področja.

Računovodsko informiranje je sestavina finančnega računovodstva, kadar obravnava računovodske podatke, pomembne za prikazovanje delovanja celotne organizacije ali njenih razmerij z drugimi, sestavina stroškovnega računovodstva, kadar obravnava računovodske podatke o podrobnostih z notranjega področja delovanja organizacije, in sestavina poslovodnega računovodstva, kadar obravnava računovodske informacije za potrebe poslovodstva.

Izvaja se z računovodskimi poročili, ki vsebujejo računovodske podatke in/ali računovodske informacije, ki so izražene v denarnih ali naravnih merskih enotah. Računovodska poročila so praviloma pisna, lahko pa so tudi ustna. Pisna računovodska poročila se lahko prikazujejo tudi na računalniških zaslonih.

Računovodsko informiranje je pomembno za notranje in za zunanje potrebe.

Notranji uporabniki računovodskih informacij so:

– izvajalci posameznih nalog v organizaciji, ki morajo odločati o podrobnostih izvajanja;

– poslovodstvo v organizaciji od najnižje ravni do uprave (poslovodstva);

– upravljalni in nadzorni organi v organizaciji;

– zaposleni v organizaciji.

Zunanji uporabniki računovodskih informacij so:

– lastniki organizacije, ki niso člani njegovih upravljalnih in/ali nadzornih organov (tudi možni vlagatelji);

– posojilodajalci (zlasti dajalci dolgoročnih pa tudi kratkoročnih posojil);

– dobavitelji (zlasti dajalci dolgoročnih blagovnih pa tudi kratkoročnih kreditov);

– kupci (zlasti glavni stalni kupci);

– država;

– javnost (tudi tekmeci).

Računovodska poročila, ki se predlagajo uporabnikom informacij v njih, so lahko obdobna ali občasna. Obdobna računovodska poročila se jim predlagajo v določenih časovnih presledkih, vsebujejo pa ustaljene računovodske podatke in/ali informacije, ki se nanašajo na obračunska obdobja. Občasna računovodska poročila pa se jim predlagajo v časovnih presledkih, ki niso določeni, ter vsebujejo računovodske podatke in/ali informacije za posebne namene.

Notranji uporabniki računovodskih podatkov in računovodskih informacij so dolžni sodelovati s tistimi, ki jih pripravljajo; pri tem je treba upoštevati, kdo potrebuje računovodske podatke in računovodske informacije ter kdaj in za katere namene. Za resnično in pošteno računovodsko informiranje zunanjih uporabnikov odgovarja poslovodstvo.

Pri oblikovanju računovodskih informacij je treba upoštevati predpostavko o nastanku poslovnih dogodkov, pa tudi predpostavko o neomejenosti delovanja, razen če obstaja upravičen dvom o nadaljevanju delovanja organizacije. Biti morajo predvsem razumljive, ustrezne, zanesljive in primerljive. Izbira in uporaba računovodskih usmeritev pa morata temeljiti na previdnosti, prednosti vsebine pred obliko in pomembnosti.

V skladu s Pravili skrbnega računovodenja mora računovodsko informiranje zagotavljati razumljive, ustrezne, zanesljive in primerljive računovodske informacije. Računovodske informacije so razumljive, če jih uporabniki, ki dovolj dobro poznajo poslovno in gospodarsko delovanje in računovodstvo ter jih dovolj prizadevno analizirajo, razumejo brez težav.

Namen informiranja s strani računovodstva je omogočati uporabnikom računovodskih informacij, da kar najbolje presojajo, ocenjujejo, sklepajo in odločajo. Pri računovodskem informiranju se prenašajo informacije med odločevalnim in izvajalnim področjem nalog v organizaciji pa tudi med organizacijo in uporabniki zunaj nje. Tako je le-to temeljnega pomena za spoznavanje bistva gospodarskih kategorij in pojavov, povezanih s poslovanjem. Ureditev računovodskega informiranja zagotavlja smotrne tokove in načine prejemanja in prenašanja računovodskih podatkov in/ali informacij uporabnikom.

Računovodski podatki izvirajo predvsem iz knjigovodenja in/ali računovodskega predračunavanja, računovodske informacije pa so lahko tudi rezultat računovodskega analiziranja in nadziranja. Posebej pomembne so informacije, ki se pojavljajo v določenih vnaprej znanih časovnih presledkih in na predpisanih obrazcih računovodskih izkazov. Prav tako so pomembna tudi različna redna ali posebna računovodska poročila s pojasnili in razlagami ocen, sklepov, predlogov in pobud.

Resnično in pošteno računovodsko informiranje je sporočanje zanesljivih in preverjenih dejstev v celoti, pa tudi vseh smotrnih obvestil in razlag brez kakršnihkoli vnaprejšnjih mnenj in predsodkov. Pri tem je treba uporabnike seznaniti z vsemi potrebnimi razkritji brez kakršnegakoli namena zbujati pri njih dvom in/ali jih zavajati v zmoto.

Različni notranji in zunanji uporabniki računovodskih podatkov in računovodskih informacij imajo tudi svoje posebne interese. Te je treba upoštevati in se jim kar najbolj prilagajati, vendar se pri tem nikakor in nikoli ne smejo ogrožati pravice vseh uporabnikov do popolnega in bistvenega informiranja.

Banke in druge financerje v vlogi dajalcev dolgoročnih posojil zanima predvsem sposobnost organizacije za redno odplačevanje posojil ter v zvezi s tem dolgoročna donosnost sredstev, finančni položaj in kakovost poslovodstva.

Dobavitelje v vlogi dajalcev dolgoročnih kreditov zanimata predvsem dolgoročna donosnost sredstev in kakovost poslovodstva.

Zaposlene in njihove interesne skupnosti zanimajo predvsem čista donosnost poslovanja in stopnja njihove udeležbe v dobičku, s tem pa možnosti njihovih zaslužkov in socialnih prejemkov, ter dolgoročne možnosti za zaposlitev in kakovost poslovodstva.

Banke in druge dajalce kratkoročnih posojil ter dajalce kratkoročnih blagovnih in drugih kreditov zanimata sprotna plačilna sposobnost organizacije in njen finančni položaj. Glavne stalne kupce zanimajo zlasti dolgoročna donosnost sredstev ter s tem možnost ohranjanja ustaljenega poslovanja, finančni položaj in kakovost poslovodstva.

Za tekmece je računovodsko informiranje zanimivo iz dveh nasprotujočih si razlogov: da bi ugotovili, kolikšna je možnost, da kupijo organizacijo, in kolikšna je možnost, da organizacija kupi njih. V zvezi s tem jih zanimajo predvsem čista donosnost, finančni položaj in kakovost poslovodstva.

Državo (tudi vsako njej podrejeno raven) in njene organe zanimajo zlasti razmeščenost dejavnikov, tudi zaposlenih, ter uživanje posebnih pravic zaradi monopolnega položaja ali naravne rente, kar je povezano z uvajanjem dajatev.

Javnost, predvsem v kraju, v katerem organizacija deluje, želi iz računovodskih informacij ugotavljati, ali organizacija ogroža človekovo okolje, in če ga, kako to ogrožanje omejiti ali preprečiti, ter kakšne so gospodarske in finančne možnosti organizacije za pomoč pri reševanju krajevnih problemov in v zvezi z zaposlovanjem. Zaradi tega zanimajo javnost predvsem dodana vrednost, ki jo ustvarja organizacija, ter njena donosnost poslovanja in finančni položaj.

Upravičenost in smotrnost računovodskega informiranja sta odvisni od uporabnosti računovodskih podatkov in računovodskih informacij, ki jih zagotavlja računovodsko informiranje, ter možnosti za njihovo uporabo. Vse zgoraj zapisano je še podrobneje navedeno v PSR (2016).

Zaradi vsega zapisanega je nujno navezovanje stikov in sodelovanje med dajalci računovodskih podatkov in informacij ter njihovimi uporabniki.

Funkcija računovodskega servisa torej ni, da odloča o vsebini načrtov, nagrajuje zaposlene, nadzira direktorje in usklajuje delovanje podjetja temveč, da prek računovodskih informacij olajša in izboljša odločanje. Dober računovodski servis mora zato razumeti, izraziti in pravilno uporabljati različne računovodske metode pri svojem delu. Zraven strokovnega znanja pa morajo pokazati tudi veliko komunikativnih sposobnosti, da bi lahko odločevalci pravilno uporabili te informacije. Tako bi računovodski servisi postali tudi bolj cenjeni.

S tem zaključkom lahko samo povzamemo kako ključna je pravilna izbira računovodskega servisa.

EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p., dipl. mng.p.o. 

Storitve za vsakogar…rešitve samo za vas!

Izberite boljše, izberite nas.


Razmišljajte strateško, ukrepajte modro.

Eno podjetje za vse rešitve!


Pametne rešitve za vašo dejavnost.

Ne bodite le dobri, bodite odlični!

Z vpisom v kontaktni obrazec dovoljujem, da EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p. hrani in obdeluje moje osebne podatke (ime in priimek, e pošta, telefon) ter spremlja moje aktivnosti na spletnih straneh podjetja za zagotavljanje personalizacije vsebin in statistične namene.
DANE S klikom na polje DA se prijavljam na aktualne novice, dogodke, stališča, bloge in ostale e vsebine EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p. S tem tudi soglašam, da sem seznanjen, da se lahko kadarkoli odjavim od prejemanja novic in imam pravico do izbrisa, vpogleda in prenosa svojih osebnih podatkov. Več o tem v Politiki zasebnosti.