NALAGAM ZAPRI

Potni nalogi – kako jih pravilno beležiti

Potni nalog - kako jih pravilno pisati

Potni nalogi – kako jih pravilno beležiti

Potni nalog je knjigovodski dokument za obračun in izplačilo potnih stroškov pri katerem je potrebno biti pozoren na možnost dvojne poslovne izgube, ker se v primeru inšpekcijskega pregleda v organizaciji ne plača samo dodaten davek iz dobička, ampak se izplačila potnih stroškov zaposlenim prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja.

To pomeni, da se na eni strani dodatno obdavči družbo (davek iz dobička, prispevki na plačo..), na drugi strani pa se uvede obnovo postopka odmere dohodnine pri zaposlenih, katero morajo seveda doplačati oni.

Najpogostejše napake na potnih nalogih:

  • nimajo zaporednih številk. Če se potni nalogi številčijo zaporedno, nekaterih potnih nalogov ponavadi ni. Ta nepravilnost vzbuja sum, da se ne pišejo redno oz. da se pišejo za nazaj.
  • naslov prebivališča zaposlenega na potnem nalogu ni popoln, temveč je naveden samo kraj ali pa sploh ni naveden. Prebivališče mora biti navedeno v celoti (ulica, hišna številka, kraj).
  • na potnih nalogih manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. »po nalogu direktorja«).
  • relacija poti ni dovolj natančno določena. Na potnem nalogu morajo biti navedeni vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda.
  • naloga s katero je odšel zaposleni na službeno pot na potnih nalogih ni dovolj natančno določena.
  • na potnih nalogih se ne navede registrske številke službenega avtomobila.
  • na potnih nalogih se napačno obračuna kilometrino, ali pa se na večdnevnih službenih potovanjih v tujino obračuna samo kilometrino, in ničesar drugega.
  • na potnih nalogih manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov, ki je hkrati prejemnik izplačanih potnih stroškov.
  • na potnih nalogih je odredbodajalec sicer podpisan, vendar pa potni nalog nima žiga podjetja – izplačevalca potnih stroškov.
  • potni nalogi nimajo prilog iz katerih bi bilo razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno.
  • potni nalogi nimajo navedenega datuma in/ali ure odhoda ter vrnitve. Tudi v tem primeru lahko obstaja sum, da službeno potovanje dejansko ni bila opravljeno, poleg tega pa ni razvidno ali je službeno potovanje trajalo toliko časa, da je zaposleni upravičen do prejema dnevnice.

Skladno z 2. členom Uredbe o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih prejemkov, ki se pri ugotavljanju davčne osnove priznavajo kot odhodek (Uradni list RS, št. 72/93, 43/94, 62/94, 7/95, 5/98, 50/01 in 54/04 – ZDoh-1) se dnevnice za službena potovanja, povračila stroškov prevoza na službeni poti ter povračila stroškov za službena potovanja v tujino v višini, ki jih določa ta uredba, ne vštevajo v osnovo za davek od osebnih prejemkov ter se priznajo kot odhodek v smislu davka od dobička pravnih oseb ter spada v okvir delovnega prava.

Pri opredelitvi stroškov v zvezi s službenim potovanjem, je potrebno tudi upoštevati slovenski računovodski standard (v nadaljevanju: SRS) 13, ki opredeljuje zadevne stroške kot stroške storitev pod pogojem, da so le ti v neposredni zvezi s poslovanjem pravne osebe ter Pravili skrbnega računovodenja 1 (2016), ki opredeljuje knjigovodske listine s čimer vas bo seznanil vaš računovodski servis. Po njih se potni nalogi, nalogi za izplačilo gotovine in podobno, štejejo kot nalogi za izvajanje, ki imajo pomožno naravo in usmerjajo h kontroli pravne veljavnosti izpričevalne listine, t.j. knjigovodske listine.

Iz navedenega izhaja, da mora biti potni nalog in drugi nalogi za izvajanje sestavljeni skladno s Pravili skrbnega računovodenja 1 (2016).

Stroške povezane s službenim potovanjem v tujino ureja tudi Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Uradni list RS, št. 38/94, 63/94, 24/96, 96/00, 35/02, 86/02, 66/04, 73/04, 16/07, 30/09 in 51/12). Skladno z navedeno uredbo povračila stroškov za službena potovanja v tujino obsegajo:

  • dnevnico kot povračilo za stroške prehrane,
  • povračilo stroškov za prenočišče,
  • povračilo stroškov prevoza,
  • povračilo drugih stroškov.

Zneski dnevnic

Glede na čas, ki ga oseba preživi na službeni poti, so opredeljene tudi maksimalni zneski dnevnic, da se te ne štejejo v davčno osnovo, saj gre za sredstva, ki jih oseba nekako minimalno potrebuje pri delu zunaj stalnega naslova bivališča ali delovnega mesta.

Zneski dnevnic so glede na dolžino odsotnosti naslednji:

od 6 do 8 ur – 7,45 €;   od 8 do 12 ur – 10,68 €;   od 12 do 24 ur – 21,39 €.

Toda, če je imela oseba prenočitev z zajtrkom, večerjo, ali kosilom, se dnevnica ustrezno zmanjša.

Hramba – potne naloge z obračuni potnih stroškov mora podjetje hraniti 10 let, bodisi v papirni ali ustrezno zavarovani elektronski obliki.

Uredba tudi določa višino stroškov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo in se priznavajo kot strošek.

Akontacija potnih stroškov se lahko izplača v višini predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni.

Nalog za službeno potovanje mora biti izdan pisno, podpiše ga direktor ali pooblaščena oseba. Le izjemoma se nalog da tudi ustno, vendar mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

Obračun stroškov nastalih na službenem potovanju v tujino se predloži pooblaščeni osebi najkasneje v 7 dneh po končanem potovanju.

Potni nalogi morajo vsebovati naslednje podatke:

  • številko in datum potnega naloga,
  • delovno mesto, na katerega je razporejen zaposleni,
  • prebivališče zaposlenega,
  • naloga – če gre npr. za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se obiščejo,
  • kakšen sejem je zaposleni obiskal (»obisk sejma« ni dovolj),
  • kakšen posel se je pridobivalo in pri kom (»pridobivanje posla« ni dovolj),
  • katerega poslovnega partnerja je obiskal (»obisk poslovnega partnerja« ni dovolj),
  • točno relacijo poti,
  • datum in ura prihoda in odhoda,
  • ali je bil izplačan predujem ali ne,
  • navedba, ali gre za uporabo privatnega ali službenega vozila z navedeno registrsko številko službenega vozila,
  • podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje ter na obračunu potnih stroškov,
  • podpis predlagatelja na obračunu potnih stroškov,
  • podatek, ali je obračunana dnevnica ali ne in njena višina,
  • začetno in končno stanje števca v službenih vozilih se mora voditi na potnih nalogih ali posebni evidenci,
  • število prevoženih kilometrov s točno navedbo krajev,
  • na obračunu potnih stroškov je potrebno našteti dokumente (lahko tudi s številkami) s katerimi se dokazuje, da je bilo službeno potovanje dejansko opravljeno:
  • odtisniti žig firme.

Pri potnih nalogih vam svetujemo:

  1. pišite jih sproti,
  2. na potni nalog vpišite vse podatke, ki jih ima obrazec,
  3. v potne naloge vpisujte dejanske kilometre,
  4. na potni nalogu mora biti podpis,
  5. nanje pišite številke izdanih in prejetih računov, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot,
  6. potnim nalogom prilagajte račune, ki ste jih plačali na poti (cestninski listki, računi za tunelske pristojbine in mostnine, vstopnice za sejme, računi za nočitve, računi za parkirnine, računi za taksiste in podobno).

Potne naloge lahko izpolnjujete tudi za en teden ali mesec. Izplačilo potnih stroškov zaposlenemu ne sme biti več gotovinsko. Zato je potrebno potne stroške zaposlenemu nakazati na njegov transakcijski račun ali jih izplačati skupaj s plačo. V katerih primerih je dovoljeno plačilo v gotovini, sicer predpisuje 23.a člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku. Priporočljivo je zapisati pripadajoče potne stroške v pogodbi o zaposlitvi.

EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p., dipl. mng.p.o. po FURS in Kovačič.

Storitve za vsakogar…rešitve samo za vas!

Izberite boljše, izberite nas.


Razmišljajte strateško, ukrepajte modro.

Eno podjetje za vse rešitve!


Pametne rešitve za vašo dejavnost.

Ne bodite le dobri, bodite odlični!

Z vpisom v kontaktni obrazec dovoljujem, da EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p. hrani in obdeluje moje osebne podatke (ime in priimek, e pošta, telefon) ter spremlja moje aktivnosti na spletnih straneh podjetja za zagotavljanje personalizacije vsebin in statistične namene.
DANE S klikom na polje DA se prijavljam na aktualne novice, dogodke, stališča, bloge in ostale e vsebine EQUILIBRIO, Iris Ladinik s.p. S tem tudi soglašam, da sem seznanjen, da se lahko kadarkoli odjavim od prejemanja novic in imam pravico do izbrisa, vpogleda in prenosa svojih osebnih podatkov. Več o tem v Politiki zasebnosti.